Spelregels van de ruilservice

Het komt soms voor dat uw kind op een vaste opvangdag niet kan komen. We hebben een unieke ruilservice waarmee u deze vaste dag kunt ruilen naar een ander moment. U hebt hier 365 dagen de tijd voor! Om een en ander in goede banen te leiden hebben we daar spelregels voor.

Dagopvang

Bij een 41 en 46 weken contract voor de dagopvang bent u niet langer gebonden aan de schoolvakanties. U kunt zelf bepalen in welke weken van het jaar u de 11 of 6 weken vakantie plant. Wij plannen uw kind standaard in voor de 41 vastgestelde schoolweken. Op basis van uw persoonlijke wensen kunt u een of meerdere van deze weken ruilen naar een van uw gewenste vakantieweken.

Bij een 46 weken contract staat uw kind ook standaard voor de 41 vastgestelde schoolweken ingepland. Op basis van uw persoonlijke wensen kunt u een of meerdere van deze weken ruilen naar een van uw vakantieweken. Daarnaast ontvangt u een tegoed voor 5 extra vakantieweken op jaarbasis. U kunt deze 5 weken via het ouderportaal tijdens een van de schoolvakantieweken inplannen. Zo is de basis van 46 weken opvang ingevuld. Als deze basis eenmaal is ingevuld, kunt u zelf bepalen welke weken u wilt ruilen.

U dient deze ruilingen en de inzet van het tegoed minimaal 6 weken van te voren in het ouderportaal te regelen om verzekerd te zijn van opvang. Het gaat daarbij om volledige weken. Tijdens 6 of 11 volledige weken is uw kind dus niet aanwezig. De ruilservice geldt niet in deze aangegeven 6 of 11 weken.

Bij het 52 weken en het 52 weken plus contract geld onze ruilservice in alle weken.

Binnen de dagopvang worden er bij verschillende tegoeden toegekend. Voor een dagdeel is dat 5 punten. Voor een hele dag is het 10 punten.

Als uw kind 4 jaar wordt en gebruik gaat maken van onze buitenschoolse opvang, dan vervalt het overgebleven ruiltegoed uit de dagopvang niet helemaal. Dit ruiltegoed wordt automatisch omgerekend naar een aangepast tegoed voor de buitenschoolse opvang. Voor alle hele dagen dagopvang ontvangt u een tegoed voor een kort bso dagdeel.
 

Buitenschoolse opvang

Binnen de buitenschoolse opvang worden er bij afmelding van een kort dagdeel (ma-di-do), een lang dagdeel (woe-vrij) of een hele dag (vakanties) verschillende tegoeden toegekend. Een kort dagdeel; 2,5 punten, een lang dagdeel; 5 punten en een hele dag; 10 punten. Uw opgebouwd ruiltegoed kunt u vervolgens weer inzetten voor de korte of lange dagdelen of hele dagen, tegen inlevering van de bijbehorende punten.

Hele dagen uit vakantieweken kunnen ook worden geruild tegen studiedagen van school. Hiervoor geldt dat deze ruiling op tijd (minimaal een week van tevoren) aangevraagd moet wordt in het ouderportaal.

Bij het 41 wekencontract is ruilen toegestaan binnen alle schoolweken.

Bij het 46 weken contract staat uw kind standaard voor 41 vastgestelde schoolweken ingepland. Daarnaast ontvangt u een tegoed voor extra 5 weken op jaarbasis. U kunt deze 5 weken via het ouderportaal tijdens schoolvakantieweken inplannen.
U dient de inzet van het vakantietegoed minimaal 6 weken van te voren in het ouderportaal te regelen om verzekerd te zijn van opvang. Het gaat daarbij om volledige weken. Tijdens deze vakantieweken is uw kind dus niet aanwezig. Het ruilbeleid geldt niet in deze aangegeven 5 weken.

Bij het vakantiecontract kunt u uw ingekochte dagen ruilen in de officiële schoolvakantieweken en alleen indien u dit minimaal 5 dagen van te voren in de ruiltool heeft aangegeven. Bij het 52 weken en 52 weken plus contract mag er geruild worden in alle schoolweken én vakantieweken.

Binnen de buitenschoolse opvang worden er bij afmelding verschillende tegoeden toegekend.
Voor een korte middag is dat 2,5 punt en een lang dagdeel is het 5 punten. Voor een vakantiedag ontvangt u 10 punten.


Flexibel contract

Binnen het flexibele contract gelden de ruilregels zoals deze worden gehanteerd bij een 52 weken contract. Een vooraf ingeplande flexdag kunt u volgens de geldende spelregels afmelden of ruilen. Het tegoed voor deze dag is daarna ook 365 dagen geldig.

Mocht u toch geen gebruik willen maken van de door u aangevraagde plusdag dan kunt u deze plusdag alleen nog afmelden of ruilen indien u dit minimaal 5 dagen van te voren in de ruiltool aangeeft.
 

Besteding van uw plustegoed

Wanneer u een plus dag wilt inzetten, vraagt u deze ook aan via de ruiltool. De aanvraag voor een plusdag heeft voorrang op de andere ruilaanvragen, omdat u deze dag vooraf hebt ingekocht. Een plusdag wordt hierdoor altijd gehonoreerd. Mocht er op de stamgroep én tweede stamgroep van uw kind geen plaats beschikbaar zijn, dan kunnen we in overleg opvang op een andere locatie aanbieden. 
 

De grenzen van onze ruilservice

Ruilen is een service van onze kant. Daar kunnen geen rechten aan ontleend worden. Op de vaste dag van uw kind rekenen wij op de komst van uw kind en zetten wij volgens wet- en regelgeving voldoende personeel in. Levert u een vaste dag in, dan betekent dit nog steeds dat we dezelfde hoeveelheid personeel moeten inzetten. Een ruildag opnemen kan daarom alleen als er ruimte is binnen de bestaande kind- en personeelsplanning. Met andere woorden; we zetten voor ruilen geen extra personeel in. Daarnaast houdt het systeem rekening met de wet- en regelgeving. Dat wil zeggen dat er niet meer dan het maximaal aantal toegestane kinderen op de locatie opgevangen mag worden en dat verhoudingen tussen de pedagogisch medewerker en het aantal aanwezige kinderen niet overschreden wordt.

Verder geldt;

• Ruiltegoed dat ongebruikt is, wordt in geen enkel geval uitgekeerd in geld of verrekend met een factuur.
• Ruiltegoed wordt niet toegekend indien het kind op de vaste opvang dag niet vóór 8.30 uur afgemeld is in het ouderportaal of via de ruilapp.
• Een ruildag kan maximaal binnen 90 dagen worden aangevraagd;
• Ruiltegoed wat ongebruikt is komt na 365 dagen automatisch te vervallen.
• Ruiltegoed komt na beëindiging van het contract te vervallen.
• Ruiltegoed wordt na aanpassing contract naar rato aangepast. Gaat u bijvoorbeeld van 2 dagen opvang terug naar 1 dag in de week dan zal op ingangsdatum ook het ruiltegoed zijn gehalveerd.
• Er is pas sprake van een ruiltegoed bij afzegging van een hele dag of een heel dagdeel (en niet bij afzegging van een aantal uren).
• Ruiltegoed vervalt indien een kind, met of zonder afmelding, niet komt op de afgesproken ruildag of extra aangevraagde dag. Een ruiltegoed is dus maar eenmalig inzetbaar.
• Ruiltegoed is kind gebonden (ruiltegoed overdragen naar andere kinderen kan niet).
• Ruiltegoed is gebonden aan de opvangvorm (kdv, bso, vso).
• Wij streven ernaar uw kind op de eigen stamgroep op te vangen bij de vaste pedagogisch medewerkers. Uw kind kan ook geplaatst worden op één andere stamgroep: hier wordt uw toestemming vooraf voor gevraagd in het ouderportaal. Indien uw toestemming geeft voor een tweede stamgroep vergoot dat de kans dat uw ruilaanvragen goedgekeurd kunnen worden.
• Ruiltegoed is niet locatie gebonden. Wanneer een kind gedurende het jaar van locatie wisselt, kan het opgebouwde ruiltegoed meegenomen worden.
• Binnen het peuterwerk en de peuteropvang is ruilen niet mogelijk.
• Het ruilen van verlengingen (van 0,5 uur en 2,5 uur) aan vaste dagdelen is niet mogelijk. 
 

Handige weetjes

Wij hebben een handige app van onze ruiltool, waardoor u alle mogelijkheden van het ouderportaal eenvoudig bij de hand hebt via uw smartphone of tablet. De app is te downloaden via de appstore of playstore.

Het digitale systeem van ruilen werkt met name goed indien ouders hun kind tijdig afmelden. Dit zorgt er namelijk voor dat ouders die op een plek wachten, sneller bericht krijgen dat deze plek beschikbaar is. Dit proces verloopt geautomatiseerd en 24/7.

Het komt regelmatig voor dat bij een aanvraag voor een hele dag er alleen één dagdeel aangeboden kan worden. Mocht dit voor u ook een optie zijn dan is het slim om een hele ruildag in twee dagdelen aan te vragen.

Het is ook mogelijk om voor meerdere kinderen tegelijk een afmelding, ruiling of aanvraag extra dagdeel te doen.

In het ouderportaal kunt u een uitgebreide handleiding vinden van alle functionaliteiten van de ruiltool.

U kunt uw kind afmelden door in te loggen op uw ouderportaal en in de linker kolom te klikken op “Opvang”. Daar vindt u de planning van uw kind. Klik op de dag die u wilt afmelden en selecteer “Afwezigheid melden”. U komt vervolgens in een scherm waarin u uw kind kunt afmelden. In het veld “Toelichting” geeft u aan of u ruiltegoed wilt opbouwen of meteen een ruilaanvraag wilt doen.